電子入札の仕組みとは？必要な準備と導入手順を解説

電子入札の仕組みとは？従来の「入札」方式との違い

電子入札とは、国や地方自治体が行う公共事業の入札手続きを、インターネットを通じてオンライン上で行う仕組みです。従来、入札書は発注機関の窓口へ直接持参するか、書留郵便で送付する必要がありましたが、現在は専用のシステムを介して全ての工程が完結します。このデジタル化により、入札プロセスの透明性が高まり、不正防止や業務のスピードアップが実現されています。

電子入札の全体像とネットワーク

電子入札システムは、発注者である官公庁・自治体と、受注者である企業をネットワークで結ぶ巨大なプラットフォームです。利用者は、インターネットに接続された自社のパソコンから「電子入札ポータルサイト」へアクセスし、案件情報の確認や入札書の提出を行います。

この際、情報の改ざんやなりすましを防ぐために、高度な暗号化技術が用いられています。また、特定の個人や組織のみがアクセスできるよう、物理的なICカードを用いた本人認証が行われるのがネットワーク上の大きな特徴です。

従来の紙入札と電子入札の比較

従来の紙による手続きと電子入札の違いを、以下の表に整理しました。

比較項目	従来の紙入札	電子入札
提出方法	窓口持参または書留郵便	インターネット経由（システム）
受付時間	役所の開庁時間（平日日中）	期間内であれば24時間可能（※1）
移動コスト	交通費・移動時間が発生	不要（社内PCから操作可能）
必要書類	紙の原本・押印が必要	電子署名・電子証明書が必要
透明性	人的ミスの介在余地がある	システム管理により公平性が向上

※1：メンテナンス時間を除きます。

[出典：一般財団法人日本建設情報総合センター（JACIC） 電子入札コアシステム概要]

企業が電子入札を導入するメリット・デメリット

企業が電子入札に対応することで得られる恩恵は多岐にわたりますが、同時にデジタル環境ならではの注意点も存在します。入札参加の機会を広げるためには、メリットを最大化し、デメリットをコストとして適切に管理する必要があります。単なる「紙の代替」ではなく、企業の競争力を高めるための戦略的ツールとして捉えることが、導入成功への近道と言えるでしょう。

電子入札導入による主なメリット

電子入札の導入により、企業は物理的・時間的な制約から解放されます。

電子入札導入の主なメリット

• 1.コストの削減
  書類の印刷代、郵送費、役所までの交通費や宿泊費が不要になります。また、電子契約を併用すれば印紙代も節約可能です。


• 2.業務の効率化
  事務所から離れずに手続きができるため、移動時間を他のコア業務に充てることができ、生産性が向上します。


• 3.参加機会の拡大
  物理的な距離が関係なくなるため、近隣自治体だけでなく、全国の官公庁や遠方の自治体の案件にも参加しやすくなります。


• 4.コンプライアンスの強化
  全ての入札プロセスがデジタルログとして記録されるため、不正な介入を排除し、透明性の高い取引が可能になります。

導入前に知っておくべきデメリットとリスク

利便性の裏側には、デジタル特有のハードルがあることも理解しておかなければなりません。

導入時の注意点とデメリット

• 初期費用の発生
  電子証明書（ICカード）の購入やカードリーダーの準備、環境設定ソフトの導入に数万円程度の費用がかかります。


• PC環境の維持管理
  OSのアップデートやブラウザのバージョン変更により、システムが一時的に不安定になる場合があり、定期的なチェックが必要です。


• 操作の習得コスト
  システム特有の操作方法や用語を覚える必要があり、初めての担当者にとっては一定の学習時間が必要となります。

電子入札を始めるために必要な準備物

電子入札に参加するためには、まずハードウェアとソフトウェアの両面で環境を整える必要があります。特に、企業の「身分証明書」となる電子証明書は、申請から発行までに時間がかかることが多いため、余裕を持って準備を進めることが肝要です。入札の公告が出てから慌てて準備を始めても、期限に間に合わないリスクがあるため注意しましょう。

必須となる機器とインターネット環境

電子入札システムを安定して動作させるために必要な環境は、以下の通りです。

準備が必要なもの	詳細・備考
パソコン	Windows OSが一般的。Macには対応していないケースが多いです。
インターネット環境	安定した通信環境（光回線推奨）。公共Wi-Fiは避けるべきです。
電子証明書（ICカード）	企業の身元を証明するもの。指定の認証局から購入します。
ICカードリーダー	ICカードを読み取る機器。カードと同じメーカー製を推奨。
専用ソフト	各発注機関が配布する「クライアントソフトウェア」等。

[出典：国土交通省 電子入札システム 利用準備マニュアル]

電子証明書（ICカード）の選び方

電子証明書は、どの発注機関の入札に参加したいかによって、選ぶべき種類が異なります。

• コアシステム対応カードを選択する
  現在、多くの自治体が共通の「電子入札コアシステム」を採用しています。これに対応した民間認証局のICカードを取得すれば、1枚のカードで複数の自治体のシステムにログインできるため、汎用性が高まります。


• 有効期限を確認する
  ICカードには通常1年〜5年程度の有効期限があります。期限が長いほど1年あたりのコストは抑えられますが、代表者の交代や組織変更の予定がある場合は注意が必要です。

迷わず進めるための電子入札・導入手順

電子入札の導入手順は、大きく分けて「機材のセットアップ」「ブラウザの設定」「発注機関への登録」の3つのステップで進行します。特に利用者登録は、各自治体ごとに個別に行う必要があるため、事前のスケジュール管理が重要です。一つひとつの手順を正確に進めることで、システムエラーを防ぎ、スムーズな入札参加が可能になります。

手順1：電子証明書の購入とPC設定

まずは民間認証局に電子証明書（ICカード）の発行を申請します。

• 1.証明書の購入
  民間認証局のサイトから申し込みを行い、手元にICカードとカードリーダーが届くのを待ちます。


• 2.ドライバのインストール
  ICカードリーダーをPCで使うためのドライバを、メーカーの指示に従ってインストールします。


• 3.環境設定ソフトの実行
  発注機関のサイトから「電子入札クライアントソフトウェア」等をダウンロードし、PCにセットアップします。

手順2：発注機関への利用者登録

PCの設定が完了したら、実際に入札したい自治体や国のシステムへ、自社の情報を登録します。

手順	作業内容
1. サイトアクセス	参加を希望する発注機関の電子入札ポータルサイトを開きます。
2. ICカードの認識	リーダーにカードを差し込み、PINコード（暗証番号）を入力してログインします。
3. 業者番号の入力	事前に取得している「入札参加資格審査」の業者番号を入力し、カード情報と連結させます。
4. 登録情報の送信	住所、氏名、メールアドレス等の基本情報を確認し、送信して登録を完了させます。

[出典：地方公共団体情報システム機構（J-LIS） 公的個人認証サービス利用案内]

手順3：入札案件の検索と参加申請

利用者登録が完了すれば、いよいよ実際の入札フローに進むことができます。

• 案件の検索
  ポータルサイト内の「入札公告」から、自社の業種や地域に合った案件を検索します。


• 参加申請の送信
  条件に合う案件があれば、期限までに参加申請書を作成し、システムを通じて送信します。


• 入札書の提出
  参加資格の審査を通過後、入札期間内に正確な見積金額を入力し、電子署名を付与して送信します。

初心者が抱きやすい「入札」に関する不安と対策

初めて電子入札に挑戦する際、多くの担当者が「操作ミスで取り返しがつかないことにならないか」「セキュリティは万全か」といった不安を抱きます。しかし、現在の入札システムは、利用者のミスを防止する機能や、トラブル時に解決を支援するサポート体制が充実しています。事前に適切な知識を持っておくことで、これらの不安を解消できます。

セキュリティや操作ミスの不安への対策

情報の漏洩や誤送信に対する不安は、システムの仕組みを理解することで軽減されます。

• 高度な暗号化技術
  システムとの通信は常に暗号化されており、入札金額などの重要情報が第三者に漏れる心配は極めて低いです。


• 練習用デモサイトの活用
  多くの自治体では、本番と同じ操作を体験できる「デモシステム」を用意しています。事前にここで一連の流れを練習しておくのが効果的です。


• ヘルプデスクの利用
  設定がうまくいかない、あるいは操作方法がわからない場合は、各システム専用のヘルプデスクに電話やメールで相談することが可能です。

どのICカードを選べばいいか？（比較検討のポイント）

複数の認証局がICカードを発行しているため、以下の3点を基準に比較検討しましょう。

ICカード選びの3つのチェックポイント

• 1.対応機関の広さ
  自社が今後参加する可能性がある全ての自治体や省庁をカバーしているか確認します。


• 2.取得にかかる期間
  申請から発行まで、最短で何日かかるかを把握し、スケジュールに間に合うものを選びます。


• 3.サポートの充実度
  設定トラブル時にリモートサポート（遠隔支援）が受けられる認証局を選ぶと、初心者でも安心です。

まとめ：電子入札の導入でビジネスチャンスを広げよう

電子入札は、一見すると準備が煩雑に思えるかもしれませんが、一度環境を整えてしまえば、業務効率を劇的に改善し、全国の案件へのアクセスを可能にする強力な武器になります。物理的な距離に関わらず、優良な公共案件に挑戦できることは、企業の成長において大きなメリットです。

まずは電子証明書（ICカード）の準備とPC環境のチェックから一歩を踏み出しましょう。手続きのデジタル化は今後さらに加速するため、早めの導入が競合他社に対する優位性にも繋がります。この記事を参考に、スムーズな電子入札デビューを果たしてください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 電子入札に費用はどれくらいかかりますか？

A：パソコンやネット環境を除けば、主な費用は電子証明書（ICカード）とカードリーダーの購入代金です。有効期間によりますが、数万円程度（例：2年で2〜3万円前後）が一般的です。システム利用料自体は無料である自治体がほとんどですが、民間のASPシステムを利用する場合は別途月額費用がかかることもあります。

Q2. Mac（マック）のパソコンでも入札に参加できますか？

A：多くの電子入札システムはWindows OSとMicrosoft Edge（IEモード等）を推奨環境としており、Macには対応していないケースが主流です。業務の確実性を期すためには、Windows搭載のPCを用意することを強く推奨します。必ず事前に各発注機関の「動作環境」を確認してください。

Q3. 電子証明書の期限が切れたらどうなりますか？

A：有効期限が切れると、システムへのログインや入札書の提出が一切できなくなります。失効した場合は新規取得と同じ手続きが必要になり、発行まで日数を要するため、期限の数ヶ月前から更新手続きを行うことが重要です。

[出典：電子入札コアシステム開発コンソーシアム 運用基準資料]