電子納品をチームで進めるには？運用ルール構築法を解説

チームでの電子納品が難航する原因とルール化の重要性

電子納品は、単なるデータの提出作業ではなく、工事の全工程をデジタル記録として集約する高度な事務作業です。チームで取り組む際、明確な基準がないと作業の重複や形式エラーが頻発し、最終的な検査で多大な手戻りが発生するリスクがあります。

個人のスキルに依存した「属人化」のリスク

電子納品の実務には、CADソフトの操作、要領・基準（ガイドライン）の読解、管理ファイル（XML）の作成スキルなど、専門的な知識が求められます。そのため、特定の担当者に作業が集中し、他のメンバーが内容を把握できない「属人化」が起こりやすい傾向にあります。

• 情報共有の欠如による停滞
  担当者が不在の際、データの保存場所や最新の修正版がどれであるかが判別できず、チーム全体の作業がストップしてしまうリスクがあります。


• 成果物の品質のバラつき
  各メンバーが「自分のやり方」でデータを作成すると、図面のレイヤー設定や写真の属性情報に不整合が生じ、最終的な統合段階で膨大な修正時間が必要となります。

納品直前の作業負担増大を防ぐために

多くの現場では、工事の最終段階でまとめて電子納品作業を行う傾向がありますが、これは最もリスクの高い運用です。日頃からデータ整理を共通ルール化することで、工期末の負担を劇的に軽減できます。

早期ルール化による主なメリット

・不備の早期発見による手戻りコストの削減
・作業の平準化による特定の時期・個人への負荷集中回避
・発注者への迅速なデータ提出による信頼性向上
・後任者や別部署へのスムーズな技術継承

日々の業務の中で「発生したデータはその日のうちにルールに従って格納する」仕組みを作ることが、チーム運営の鍵となります。

電子納品を効率化するための共通運用ルールの作り方

効率的なチーム運営のためには、抽象的な指示ではなく、誰が見ても一意に解釈できる「具体的かつ客観的なルール」を明文化する必要があります。ここでは、特に重要となる3つのルール構築手順を解説します。

ファイル命名規則とフォルダ構造の統一

各自が自由な名前でファイルを保存すると、最終的な管理ファイル作成（XML変換）時にエラーの原因となります。以下の表のように、管理しやすい命名ルールと構造をあらかじめ定義しておくことが重要です。

表：電子納品データ管理の標準ルール案

管理項目	ルールの内容	具体的な記述例
ファイル命名規則	半角英数字のみ、日付＋内容をアンダーバーで繋ぐ	20260115_zumen01.dwg
フォルダ階層構造	工事写真、図面、書類の3階層を基本とする	/01_Photo, /02_Drawing, /03_Document
禁止事項	全角文字、機種依存文字、スペースの使用を禁止	「(株)」「①」などは使用不可
拡張子の統一	指定された形式（P21, SFC, PDF/A等）のみを使用	変換前の元データは別フォルダで管理

使用ソフトとバージョンのすり合わせ

複数のメンバーで作業する場合、使用ツールの互換性が問題となります。特にCADデータのレイアウト崩れやPDFのフォント埋め込みエラーは、バージョンの違いから発生することが多いため、以下の環境を統一します。

• CADソフトのバージョンと出力設定
  納品形式であるSXF（P21/SFC）へ変換する際、文字化けや線種の欠落を防ぐため、チーム内で使用するソフトと変換用設定ファイル（テンプレート）を共有します。


• PDF作成ツールの標準化
  発注者から指定されることが多い「PDF/A（長期保存用形式）」に対応したソフトを使用し、解像度やしおり設定の基準を統一します。

進捗状況の可視化と共有方法

「誰がどの作業を終えたか」をリアルタイムで把握することは、チームのボトルネックを解消するために不可欠です。

進捗管理の具体的手法

・共有ストレージ（クラウド等）を活用した最新データの一元管理
・チェックリスト形式の進捗管理表（共有スプレッドシート等）の運用
・週次または工程ごとの「データ整理完了」のセルフチェック報告

[出典：国土交通省 電子納品に関する要領・基準]

電子納品のチーム運用で定めるべき5つのチェックポイント

納品物の品質を担保し、検査時の手戻りを防ぐためにチーム内で徹底すべき項目を解説します。これらをルーチン化することで、ミスは最小限に抑えられます。

図面・書類のデジタル化基準

発注者が求める基準（要領・基準）に適合しているか、以下の項目をチーム内標準として設定します。

• CADデータのレイヤー構造
  各CAD製図基準に基づき、正しいレイヤー名と色・線種が適用されているかを確認します。


• PDFの検索性担保
  原則として文字検索が可能な「テキスト埋め込み型PDF」を作成し、スキャンデータの場合はOCR処理を行うルールを徹底します。

管理項目の入力担当の明確化

電子納品の核となる管理ファイル（XML）には、多くの属性情報（メタデータ）の入力が必要です。

役割分担の例

・現場担当者：工事写真の撮影日、工種、位置情報の入力
・設計・図面担当者：図面番号、図面名称、縮尺の入力
・事務・管理担当者：工事基本情報（工期、発注者名など）の入力と最終統合

複数人での最終チェック・エラー修正体制

一人でチェックを行うと見落としが発生しやすいため、相互チェック（ダブルチェック）の体制を整えます。

表：電子納品チーム内チェックリスト

チェック項目	内容の詳細	担当者
リンク切れ確認	XMLファイルから各データへ正しくリンクされているか	チームリーダー
要領適合性	適用された最新の要領・基準に準拠しているか	担当者A（相互）
ファイル形式	指定の拡張子、解像度、カラーモードになっているか	担当者B（相互）
メディア検査	納品媒体（CD-R/DVD-R等）にウィルスが混入していないか	全員

スケジュール管理とマイルストーンの設定

工事完了日にいきなり納品するのではなく、中間目標（マイルストーン）を設けて段階的に進めます。

1.準備期：工事着手後1ヶ月以内にフォルダ構造と命名ルールを確定させる
2.実行期：月末ごとにその月の写真・書類データをルールに従って整理・格納する
3.仮納品期：工事完了の2週間前に「電子納品チェックシステム」による仮検査を行う

セキュリティとデータのバックアップ体制

チームで大容量データを扱う際、データの紛失や漏洩は致命的な問題となります。

• バックアップの自動化
  物理的なHDD故障に備え、クラウドストレージや社内サーバーへ日次で自動バックアップを取る体制を構築します。


• アクセス権限の管理
  誤消去を防ぐため、最終納品フォルダへの「書き込み権限」を限定するなど、管理体制を明確にします。

読者が抱く電子納品チーム運用の不安と解消法

運用体制を変更する際には、現場から様々な不安の声が上がります。それらに対し、客観的な事実に基づいた解消法を提示します。

「ITが苦手なメンバーがいても大丈夫？」

全てのメンバーが電子納品のエキスパートになる必要はありません。チーム全体でスキルを補完し合う体制を作ることが重要です。

• 作業の単純化（タスク分割）
  「ITが苦手なメンバーは、撮影した写真をルール通りの名前のフォルダにドラッグ＆ドロップするまで」を担当し、XMLの作成やCAD変換は得意なメンバーがまとめて行うといった分業体制を敷きます。


• マニュアルの視覚化
  文字主体の厚いマニュアルではなく、操作画面のキャプチャに矢印を書き込んだ「クイックガイド」を作成し、誰でも直感的に作業できるようにします。

「外注（協力会社）との連携はどうすべき？」

自社のルールを協力会社にも事前に共有し、納品物のフォーマットを揃えてもらうことが、取りまとめの工数を削減する唯一の方法です。

協力会社への指示ポイント

・契約段階で「自社の電子納品運用ルール」を仕様書の一部として渡す
・写真や図面の提出時に、指定の命名規則が守られているか初回に厳格にチェックする
・無料のチェックソフトを活用し、エラーがない状態で提出するよう義務付ける

[出典：一般財団法人 日本建設情報総合センター(JACIC) 電子納品支援]

自社で行うか外注するか？電子納品の運用体制比較

チーム内での運用（内製化）が困難な場合や、大規模プロジェクトでリソースが不足している場合は、外部委託も有力な選択肢となります。

社内内製化と外部委託のメリット・デメリット比較

自社の状況に合わせて、最適な運用体制を選択してください。

表：電子納品体制の比較表

比較項目	社内でのチーム運用（内製化）	外部委託（アウトソーシング）
コスト	固定の人件費として処理	プロジェクト単位の外注費が発生
ノウハウ	社内に知見が蓄積され、次回に活かせる	社内に知識が残りにくい
柔軟性	現場の急な変更や追加に即座に対応可能	依頼・確認のやり取りに時間がかかる
品質	メンバーの習熟度に依存する	専門業者による安定した高品質
セキュリティ	社外へのデータ持ち出しが不要	秘密保持契約（NDA）の締結が必須

内製化を目指す場合は、まず「標準的な小規模工事」でルールをテスト運用し、徐々に適用範囲を広げていくスモールスタートが推奨されます。

まとめ

本記事では、電子納品をチームで円滑に進めるための運用ルール構築法について解説しました。
電子納品の成功には、個人のスキルに頼らない「標準化」と、作業を後回しにしない「仕組み作り」が不可欠です。

命名規則の統一、役割分担の明確化、そして相互チェック体制の構築を事前に行うことで、納期直前の混乱を避け、高品質な成果物を納めることが可能になります。まずは、チーム内で現在の作業工程を棚卸しし、共通のフォルダ名やファイル名のルールを決めるところから始めてみてください。組織的な対応こそが、電子納品という複雑な実務を攻略するための最も確実な道です。

よくある質問（FAQ）

Q1. 電子納品のルールは毎年変わりますか？

発注者（国交省や各自治体）によって、数年おきに要領・基準の改訂が行われます。適用される要領の年度は、通常「契約時」の基準となります。作業開始前に、必ず発注図書や最新の公式サイトで最新版を確認してください。

Q2. チームで共有するストレージは何がおすすめですか？

セキュリティレベルが高い法人向けのクラウドストレージ（Google Drive, OneDrive, Dropbox Businessなど）が一般的です。ただし、公共工事等で発注者指定の情報共有システム（ASP）がある場合は、そのシステム内での運用が原則となります。

Q3. チェックソフトは何を使えばいいですか？

各発注機関が配布している「電子納品チェックシステム（無料）」を必ず使用してください。さらに、市販の「電子納品支援ソフト」を導入すると、エラー箇所の自動特定やXML作成が効率化されるため、チーム運用には非常に有効です。

[出典：国土交通省 デジタル化・電子納品推進ページ]