電子帳簿保存法に対応した写真台帳とは？作成ポイントを解説

電子帳簿保存法における写真「台帳」の基本的な扱い

まずは、写真台帳が電子帳簿保存法（以下、電帳法）とどのように関連するのか、基本的な知識を整理します。建設業や製造業などで日常的に作成される写真台帳が、電帳法の対象となるケースは少なくありません。自社の運用がどの区分に該当するのかを確認しましょう。

そもそも写真台帳とは？

写真台帳とは、業務プロセスにおいて、作業の進捗状況、部材の検査結果、施工前後の比較、設備の完成状況などを写真で記録し、時系列や項目ごとに整理・保管するための書類（台帳）を指します。

特に建設業、製造業、不動産業、点検業務などで広く用いられています。従来は、撮影した写真を印刷し、紙の台帳に貼り付けてバインダーなどで物理的に保管・管理されることが一般的でした。しかし近年は、デジタルカメラやスマートフォンの普及により、電子データで作成・管理するケースが増加しています。

写真台帳は電子帳簿保存法の対象？

結論から言うと、多くの場合で電帳法の対象となります。

写真台帳が「国税関係書類（決算関係書類、取引関係書類など）」に該当する場合、または取引情報（契約や納品、検収の証拠）を含む場合は、電帳法の規制対象となります。

ただし、写真台帳をどのように作成し、どのように受け取るかによって、電帳法が定める3つの保存区分のうち、どれに該当するかが変わってきます。

写真台帳と電帳法の3つの区分

・ 電子帳簿等保存:
会計ソフトや施工管理システム、あるいは自社開発のシステムなど、最初から一貫して電子的に写真台帳を作成・保存する場合が該当します。

・ スキャナ保存:
紙で作成した、または取引先から紙で受領した写真台帳を、スキャナやスマートフォンで読み取って電子データ（画像データ）として保存する場合が該当します。

・ 電子取引データ保存:
メール添付（PDFやExcelファイル）、クラウドサービス経由、またはEDI取引などで、写真台帳（またはその元となる写真データ）を電子的に受け取った場合が該当します。

電子帳簿保存法の3つの保存区分

電帳法への理解を深めるため、法律が定める3つの保存区分について簡潔に解説します。自社の写真台帳の運用がどれに当たるかを確認してください。
[出典：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」パンフレット]

・ 1. 電子帳簿等保存:
自身が会計ソフトや業務システムなどを利用し、最初から一貫して電子的に作成する帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）や書類（損益計算書、貸借対照表、自社発行の請求書控など）のデータを、そのまま電子データで保存する方法です。

・ 2. スキャナ保存:
紙で受領した取引関係書類（請求書、領収書など）や、紙で作成した自社発行の書類の写しを、スキャナで読み取って電子データとして保存する方法です。

・ 3. 電子取引データ保存:
電子メール、EDI取引、クラウドサービス、Webサイトからのダウンロードなど、電子的にやり取りした取引情報（請求書PDF、Web領収書など）を、電子データのまま保存する方法です。

特に3つ目の「電子取引データ保存」は、2024年1月1日から電子データのまま保存することが義務化されました（※）。メールなどで写真台帳や関連する証拠写真を受け取った場合、これを紙に出力して保存する運用は原則として認められません。

（※）要件通りの保存ができない「相当の理由」がある事業者については、猶予措置が設けられています。

電帳法対応の写真「台帳」作成で押さえるべき保存要件

写真台帳を電子データとして保存する際、電帳法が定める2つの大きな要件、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす必要があります。これは、データが改ざんされておらず、かつ税務調査などで必要な時にすぐ確認できる状態を担保するためのものです。

「真実性の確保」のために必要なこと

「真実性の確保」とは、保存された写真台帳のデータが、作成・受領時から変更・削除・改ざんされていないことを証明するための要件です。

以下のいずれかの措置を行う必要があります。

・ タイムスタンプの付与
・ 訂正・削除の履歴が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムの利用
・ 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿って運用する（中小企業などで取り入れやすい方法として紹介）

「可視性の確保」のために必要なこと

「可視性の確保」とは、保存された写真台帳のデータを、必要な時に誰もが視認・確認できるようにするための要件です。

主に以下の3点を満たす必要があります。

・ 保存場所にPC、ディスプレイ、プリンタ等を備え付け、データを明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと。
・ システムの概要書（操作マニュアルなど）を備え付けておくこと。
・ 検索要件を満たすこと（これが最も重要）。

最も重要な「検索要件」の詳細

「可視性の確保」の中でも、特に対応が求められるのが「検索要件」です。原則として、以下の3つの項目でデータを検索できるようにしておく必要があります。

・ 1. 取引年月日（その他の日付）:
写真台帳の場合は、作成日、工事期間、検査日などが該当します。

・ 2. 取引金額:
写真台帳自体に金額が記載されることは稀ですが、関連する工事請負契約の金額などが該当する場合があります。金額情報がない場合は、この項目での検索は不要です。

・ 3. 取引先:
写真台帳の場合は、工事名、案件名、顧客名、施工業者名などが該当します。

検索要件の緩和措置

税務調査の担当者から「保存データをダウンロードしてほしい」という求めに応じられるようにしている場合、以下の緩和措置が適用されます。

・ 「取引金額」および「取引先」での検索要件が不要となり、「日付」のみで検索できればOKとなります（※電子帳簿等保存、スキャナ保存の場合）。
・ 電子取引データ保存の場合でも、売上高が5,000万円以下（または1,000万円以下）の事業者は、検索要件の全てが不要となる場合があります。
[出典：国税庁「電子取引データの保存要件が改正されました」パンフレット]

実践！電帳法に対応した写真「台帳」の具体的な作成ポイント

電帳法の保存要件を理解した上で、具体的にどのように写真台帳を作成・管理すればよいか、実践的な4つのポイントを解説します。これらは、専用システムを使わない場合（Excelなどで手動管理する場合）に特に重要です。

ポイント1：ファイル形式の選定

写真台帳をどのようなファイル形式で保存するかは、管理のしやすさと「真実性の確保」に影響します。

・ PDF形式:
改ざんが比較的難しく、閲覧環境（PCやOS）を選ばないため、証憑書類の保存に適しています。Excelなどで作成した後、PDFとして出力して保存するのが一般的です。

・ Excel形式:
作成や編集は容易ですが、誰でも簡単に上書きや修正ができてしまいます。Excelのまま保存する場合は、「真実性の確保」のために後述する「事務処理規程」の厳格な運用が不可欠です。

・ システム固有の形式:
施工管理システムや文書管理システムで台帳を作成する場合、そのシステム専用の形式で保存されることがあります。この場合、システム自体が電帳法の保存要件（特に訂正・削除の履歴管理）に対応しているか（例：JIIMA認証を取得しているか）を確認することが重要です。

ポイント2：ファイル名の命名規則を統一する

検索要件を満たすための、最も簡単かつ重要な方法が「ファイル名の統一」です。ファイル名に「日付」「取引先（案件名）」「内容」などを含めるルールを定め、社内で徹底します。

ファイル名の命名規則の例

＜ルール＞
YYYYMMDD_案件名_工事内容.pdf

＜具体的なファイル名＞
20250401_〇〇ビル新築工事_基礎配筋写真.pdf
20250405_△△マンション改修_内装検査台帳.pdf

このようにルール化しておけば、PCの検索機能（エクスプローラーなど）で日付や案件名を指定してファイルを絞り込むことができ、検索要件の基礎を満たすことができます。

ポイント3：索引簿（検索用エクセルなど）を作成する

ファイル名だけでは検索要件（特に「日付」と「案件名」の組み合わせ検索など）に対応しきれない場合や、ファイル名が長くなりすぎる場合は、別途「索引簿」を作成して管理する方法が有効です。

Excelなどで管理用の台帳（一覧表）を作成し、ファイル名と検索項目（日付、案件名、内容）を紐づけて管理します。

以下は、Excelで作成する索引簿（管理台帳）の例です。

ファイル名	作成日（日付）	案件名（取引先）	内容
20250401_Aビル_基礎.pdf	2025/04/01	Aビル新築工事	基礎配筋
20250405_Bマンション_内装.pdf	2025/04/05	Bマンション改修	内装検査
20250410_Aビル_外壁.pdf	2025/04/10	Aビル新築工事	外壁検査

この索引簿（Excelファイル）自体を、写真台帳データと同じフォルダに保存しておけば、Excelのフィルタ機能を使って容易に検索要件を満たすことができます。

ポイント4：事務処理規程を整備・運用する

高額な電帳法対応システムやタイムスタンプの導入が難しい場合、「真実性の確保」を満たす現実的な対策が「事務処理規程」の整備です。

これは、「写真台帳データの訂正や削除は原則禁止とし、やむを得ず行う場合は必ず上長の承認を得て、理由と作業内容を記録する」といった社内ルールを文書化し、全員で遵守する取り組みです。

国税庁がサンプル（ひな形）を公開しているため、これらを参考に自社の業務フローに合わせた規程を作成・備え付け、運用することが求められます。
[出典：国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」]

写真「台帳」の電帳法対応を効率化するツールの比較検討

電帳法に対応するには、Excelなどを使った手動管理から、専用システムを利用する方法まで、いくつかのアプローチがあります。それぞれのメリット・デメリットを比較し、自社の規模や業務内容、管理する台帳の量に合った方法を検討しましょう。

方法1：Excelとフォルダ階層による手動管理

・ メリット:
導入コストがほぼかかりません。ExcelとPCの標準機能（フォルダ管理）だけで対応できるため、すぐに開始できます。

・ デメリット:
ファイル命名規則の徹底、索引簿の作成・更新など、すべて手作業で行う必要があります。そのため、人的ミス（命名ルールの間違い、索引簿への記入漏れ）が起こりやすく、台帳の量が増えると管理が煩雑になります。検索要件や真実性の確保（規程の運用）にも多大な労力がかかります。

方法2：電子帳簿保存法対応システム（文書管理システム）

・ メリット:
電帳法が要求する保存要件（タイムスタンプの自動付与、訂正・削除履歴の管理、高度な検索機能など）をシステムが自動で満たしてくれます。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているシステムなら、より安心して利用できます。台帳管理業務全体の効率化にもつながります。

・ デメリット:
システムの導入コスト（初期費用）や月額のランニングコストがかかります。また、既存の業務フローを変更する必要が生じる場合もあります。

方法3：写真台帳作成機能付きの施工管理システム

・ メリット:
建設業や工事業の場合、現場での写真撮影、台帳の自動作成、関連書類（図面など）との紐付け、そして電帳法に準拠した保存までを、一つのシステムで一気通貫に行える点が最大の強みです。業務フロー全体が劇的に効率化します。

・ デメリット:
建設業や工事業など、特定の業種に特化しているため、他の業種には適さない場合があります。また、多機能な分、導入コストは比較的高額になる傾向があります。

【比較表】どの方法を選ぶべきか

自社に最適な写真台帳の管理方法を選択するための比較表です。

管理方法	コスト	導入の手軽さ	要件充足の確実性	おすすめの企業
Excel＋手動管理	低	◎（すぐ開始可）	△（運用次第・手間大）	小規模事業者、管理対象の台帳が非常に少ない
電帳法対応システム	中～高	〇（設定・教育必要）	◎（JIIMA認証等）	中～大規模事業者、多様な書類を一元管理したい
施工管理システム	中～高	〇（業務変更伴う）	◎（システムによる）	建設業、工事業、点検業など現場業務が多い

写真「台帳」の電子化に関するよくある不安と解決策

写真台帳の電帳法対応を進めるにあたり、多くの経理担当者や現場管理者が抱える「よくある不安」や疑問について、具体的に解説します。

不安1：すべての写真台帳を電子化しないといけない？

回答: いいえ、そうとは限りません。

従来通り、紙で写真台帳を作成し、完成した台帳（紙）をバインダーなどで保管・運用すること自体は、引き続き認められています（ただし、ペーパーレス化や業務効率化の観点からは推奨されません）。

注意点：「電子取引」は電子保存が義務

問題となるのは「電子取引」です。もし取引先からメール添付やクラウドサービス経由で写真台帳（または証拠となる写真データ）を電子的に受け取った場合、それは「電子取引データ保存」の対象となります。この場合、受け取った電子データを紙に出力して保存するのではなく、電子データのまま保存する義務が発生します。

不安2：過去の紙の写真台帳もスキャンが必要？

回答: いいえ、義務ではありません。

電帳法の「スキャナ保存」制度は、紙の書類を電子化することを許可するものであり、過去に作成・受領した膨大な紙の台帳すべてをスキャンして電子化することを強制するものではありません。過去の書類は、法律が定める保存期間（通常7年または10年）が満了するまで、紙のまま保存し続けて問題ありません。

ただし、社内の保管スペース削減（倉庫代の節約）や、過去の台帳データへのアクセス性向上のために、任意で過去の書類をスキャナ保存することは非常に有効な手段です。

不安3：電子化した後の紙の原本は捨ててもいい？

回答: スキャナ保存の厳格な要件を満たせば破棄可能です。

紙で受領した写真台帳をスキャンして電子データ（スキャナ保存）とした場合、一定の要件を満たせば、紙の原本を破棄することが認められています。

ただし、その要件は厳格です（例：一定の解像度以上でのスキャン、タイムスタンプの付与、または訂正削除履歴が残るシステムへの保存、相互関連性の確保など）。これらのスキャナ保存の要件を満たさずに、単に複合機でスキャンしてPDFにしただけの場合は、電子データと紙の原本の両方を保存しておく必要があります。

まとめ：電子帳簿保存法を理解し、適切な写真台帳の運用を

本記事では、電子帳簿保存法に対応した写真台帳の基本的な扱いから、具体的な作成・管理ポイント、ツールの比較までを網羅的に解説しました。

本記事のまとめ

・ 写真台帳も、その作成・受領方法に応じて電帳法の対象となります。特に「電子取引」で受け取ったデータは、電子保存が義務化されています。

・ 対応のポイントは、データの改ざんを防ぐ「真実性の確保」（事務処理規程の整備やシステムの利用）と、必要な時にすぐ見つけられる「可視性の確保」（ファイル名の統一、索引簿の作成など）の2点です。

・ 自社の業務フローやコスト、管理する台帳の量に合わせて、Excelでの手動管理、専用の電帳法対応システム、または施工管理システムなど、最適な管理方法を選びましょう。

電子帳簿保存法への対応は、単なる法的な義務の遂行と捉えられがちですが、実際には社内のペーパーレス化を推進し、台帳検索や情報共有の非効率を解消する絶好の機会でもあります。本記事を参考に、自社に合った現実的な対応準備を進めてください。

電子帳簿保存法と写真台帳に関するよくある質問

Q. 写真台帳にタイムスタンプは必須ですか？

A. いいえ、必須ではありません。
タイムスタンプは「真実性の確保」のための手段の一つです。タイムスタンプを付与しない場合は、代替措置として以下のいずれかを行う必要があります。
・ 訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除がそもそもできない）システムを利用して保存する。
・ データの訂正や削除に関するルールを定めた「事務処理規程」を整備し、それに沿って厳格に運用する。

Q. 写真データそのもの（JPEGなど）の保存要件は？

A. 写真データ（JPEG、PNGなど）そのものも、取引の証拠（証憑）とみなされる場合は、電帳法の対象となります。
例えば、メールで現場の状況写真データを受け取り、それが検収や納品の証拠となる場合は、「電子取引データ」として保存要件（検索要件など）を満たす必要があります。
対応方法としては、写真データをExcelやPDFの写真台帳に貼り付けて（関連付けて）保存するか、写真データ自体のファイル名を「日付・案件名」などでルール化し、索引簿で管理するなどの対応が考えられます。

Q. 2024年1月以降の猶予措置は写真台帳にも適用されますか？

A. はい、適用されます。
2024年1月から義務化された「電子取引データ保存」に関して、要件通りの保存（検索要件の確保など）ができない「相当の理由」（例：システム導入が間に合わない、資金繰りが厳しいなど）があると税務署長が認めた場合、新たな猶予措置が適用されます。

ただし、この猶予措置が適用された場合でも、電子データの保存自体は必要です。税務調査の際には、該当する電子データ（写真台帳データなど）のダウンロードの求め、および紙への出力（整然とした形式および明瞭な状態で）の求めに応じられるようにしておく必要があります。
[出典：国税庁「電子取引データの保存要件が改正されました」パンフレット]